Det har skjedd igjen; det store IT og digitaliseringsprosjektet som for ikke mange år siden var høyest på agendaen har dessverre nå stoppet opp. Dette til frustrasjon for deltakerne i prosjektet, ledelsen, og alle budsjetteiere.
Det er dessverre ikke så uvanlig å oppleve litt utfordringer i et stort og komplekst prosjekt, det må man nesten regne med. Men som med alt: det er ikke hvordan du har det, men hvordan du tar det. Før løsningen, la oss se litt på gjengangerne - er det noen som lyder kjent?
Prosjektet har vært fastlåst i månedsvis, og det er ingen som plukker opp ballen. Det er så godt som ingen fremgang. Prosjektdeltakerne har begynt å gå over til andre oppgaver.
De ulike avdelingene (teknologi, forretning, markedsføring osv.) er ikke i stand til å samarbeide om prosjektet, til stor misnøye for den sentrale ledelsen
IT avdelingen ser ikke ut til lenger å levere den gode kvaliteten de tidligere har vært kjent for
Ingen ser ut til å være i stand til å ta beslutningen knyttet til den store eksterne IT leverandøren som er kritisk for videre fremdrift
Det er ikke lenger noen rapportering fra prosjektet inn mot ledelsen
Dette er bare noen av mange negativer man kan oppleve i et prosjekt som nå tilsynelatende ikke lenger kommer seg fremover.
Hvorfor skjer det?
Det er lett å skylde på manglende budsjett, eller kanskje også underpresterende ansatte når det kommer til et prosjekt som har gått i grus. Sannheten er at prosjekter ofte stopper opp fordi de er utrolig komplekse – spesielt for avdelinger som ikke er vandt til å håndtere slike type prosesser. Kanskje leder du en HR avdeling, og skal nå plutselig ha ansvaret for å onboarde et gigantisk nytt ansattverktøy? Eller du har ansvar for en IT avdeling som nå skal flytte hele serverparken til skyen – det er ikke rart dette snur jobbhverdagen på hodet, og at prosjektet på et tidspunkt rett og slett stopper opp.
Så, hva kan man gjøre for å redde prosjektet?
Tydelig prosjektledelse
Som prosjektledere selv kan vi ikke si annet enn viktigheten av én (aller helst), eller flere personer som har det overordnede ansvaret for å lede prosjektet. Det vil si: planlegge prosjektet, følge opp de ulike partene internt og eksternt, drive frem alle arbeidsoppgavene, innhente status, og ikke minst rapportere det hele til bedriftens ledelse.
Har du ikke en dedikert prosjektleder anbefaler vi at du får på plass hun eller han med en gang, for å prøve å få kontroll og sparke i gang prosjektet igjen. Er det ingen som har denne kompetansen er det mulig å hente inn dette midlertidig, fra konsulentbedrifter som BRIVO.
Eierskap
En dyktig prosjektleder får deg et stykke på vei, men sannheten er at prosjekter ofte stopper opp grunnet manglende eierskap fra ledelsen. Sikre at du, eller noen andre med beslutningsmyndighet viser en genuin interesse for, og har tid nok til å følge opp prosjektet.
Trolig er det nettopp et par raske og riktige beslutninger som skal til for å gjenopplive prosjektet og få det tilbake på skinner – det er ikke utenkelig at deltakerne har ventet på svar, men ikke hatt noen å gå til. Sikre også at prosjektlederen har tilstrekkelig mandat til å ta prosjektkritiske beslutninger på egenhånd.
Plan og ramme
Optimalt sett skulle man hatt en tydelig plan og rammeverk fra start; hva skal vi levere, hvordan skal vi levere dette, når skal vi ha det levert, og hvem skal være involvert.
Når vi nå befinner oss i en situasjon med et fastlåst prosjekt er det på tide å få prosjektlederen til å gå inn å definere opp dette på nytt, eller for første gang. Sørg deretter for å kommuniser alle målene, planen, og rammen tydelig til alle prosjektdeltakere. På den måten sørger vi for at alle vet hvor vi skal, og rammene for hvordan vi skal komme dit.
Rapportering
Som leder er kanskje dette det viktigste punktet for deg; god rapportering.
Sikre at prosjektlederen rapporterer regelmessig tilbake til deg, og andre relevante parter. Dette sørger for at du har et nødvendig innblikk i hva som skjer, og hvor langt unna ferdigstillelse vi er. Langt viktigere sørger det for at vi kan hjelpe prosjektet hvis det har stoppet opp – kanskje trenger de at noen bistår med en viktig beslutning?
Vi håper noen av disse tipsene kan hjelpe dere på veien tilbake til et godt prosjekt. Trengs det en sparringspartner møtes vi veldig gjerne over en kaffekopp, kontakt oss her!